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Hängemappen, Hängeschienen

Die Hängeschienen der Hängemappen sind hinderlich bei der Arbeit. Aber Hängemappen sind nicht gleich Hängemappen. Die Hängeregistraturen sind oft so unterschiedlich, dass sie nicht zusammen verwendet werden können. Es gibt viele verschiedene Arten, die sich hauptsächlich unterscheiden durch die Konstruktion ihrer Hängemappen. Jeder Hersteller bringt eigene Hängeregistraturen auf den Markt. Nur wenige sind mit einander kompatibel. Theoretisch können einige gemischt eingesetzt werden, aber das gibt zumindest ein unschönes Bild, wenn es nicht gänzlich unmöglich ist. Diese Vielfalt ist ein echtes Hindernis für eine durchgehende Organisation in der Registratur oder Archivierung.

Vertikale und laterale Ablage

Das Hindernis tritt vor allem dann auf, wenn unterschieden werden muss zwischen der vertikalen und der lateralen Hängeregistratur, da sie sich in der Konstruktion grundsätzlich unterscheiden. Zur Erinnerung:

• Vertikale Hängemappen sind solche, die von der Längsseite oben gefüllt werden und die auch an der oberen Längsseite mit kennzeichnenden Reitern versehen sind. Sie werden in Hängerahmen abgehängt und benötigen links und rechts Hängenasen, die meist durch eine durchgehende Schiene miteinander verbunden sind. Vertikale Hängemappen  dienen hauptsächlich zur Unterbringung in Schreibtischschüben oder in Beistellmöbel, wie Rollcontainer oder Schubladenschränke mit entsprechenden Hängegestellen.
• Laterale Mappen dagegen werden meist von der lateralen (rechte, offene Seite) gefüllt und an der schmalen Seite mit Reitern oder Etiketten versehen. Sie sind für die Aufbewahrung in Schreibtischschubladen ungeeignet, da sie zur Unterbringung in Regalen und Büroschränken mit Fachböden oder Spezial-Aufhängeschienen konzipiert sind. Auch hier gibt es eine Vielfalt von Konstruktionen. Weit verbreitet sind so genannte Pendelmappen. Sie haben in der Mitte oben einen Ausschnitt, der mit einer entsprechenden Querschiene im Regal in Eingriff kommt.

Nachteile der Hängemappen

Wie schon gesagt, die fehlende Kompatibilität, errichtet in den Abteilungen und zwischen den Abteilungen nicht überbrückbare Hürden. Eine durchgehende Organisation ist nicht gegeben. Wenn z.B. eine vertikale Akte von einer Abteilung in eine Abteilung gesandt wird, die sich je nach Lieferant auf eine unterschiedliche Mappenart eingestellt hat, ist eine Mischung kaum akzeptabel.

Ein wesentlicher Nachteil ist auch, dass an jeder Akte Hängeschienen angebracht sein müssen. Bei einem vertikalen Hefter genügt eine Schiene, bei einer Mappe für Loseblattablage sind sogar zwei Schienen erforderlich. Diese Schienen werden in einem Schlauch geführt, der aus dem Mappenkarton gebildet wird. Dadurch entsteht eine zusätzliche Verdickung. Der Platzbedarf wird damit wesentlich erhöht. So kommt es oft vor, dass die Mappe mit den Schienen mehr Platzbedarf hat als der Inhalt selbst. Kaum zu glauben, aber das führte dazu, dass in Einzelfällen in der Praxis bis nahezu 90% Platz eingespart werden konnten durch Einsatz eines modernen Ablagesystems, das von diesen nachteiligen Lösungen frei ist. Die Platzersparnis erklärt sich weil es Hängemappen mit bis 10 mm dicken Hängeschienen gibt. Die Vorgänge darin aber weniger als 10 mm auftragen.

Aus diesem geht klar hervor, dass Hängemappen sich für Vorgangmappen, Kundenmappen,  Themenmappen oder Namen/Begriffs-Mappen mit relativ geringer Füllung nicht eignen; vor allem wenn man die Mehrkosten, den erhöhten Platzbedarf und die Durchgängigkeit berücksichtigt. Die Lösung kann nur in schienenlosen Einstellmappen gefunden werden, wie sie im Classei-System zur Verwendung kommen.

Pendelmappen

Pendelmappen, die mit dem Mappenrücken aufgehängt werden, sind auch meist mit einer Heftvorrichtung ausgestattet, der so genannten Schlauchheftung. Obwohl bei der Schlauchheftung das Zwischenheften gegenüber einfachen Heftmechaniken erleichtert ist, geht dabei doch viel Zeit verloren. Hier zeigt sich die ganze Überlegenheit der Lose-Blatt-Ablage. Eine solche Lösung wird in der Pendelregistratur ungern akzeptiert, da erstens pro Mappe zwei Pendelbeschläge erforderlich sind und zweitens die einzelnen Blätter in der Mappe leicht seitlich austreten und somit schwer Ordnung innerhalb der Mappe zu halten ist.

Vorteilhaft gegenüber Aktenordnern ist, dass beim Zugriff nicht der ganze kg schwere Ordner entnommen werden muss, sondern nur die einzelne Akte mit zum Arbeitsplatz genommen werden kann. Damit entfällt auch, wenn es sich z.B. um eine Kundenmappe handelt, das Suchen nach dem Kunden. Eine weitere Unterteilung nach Vorgängen, z.B. Bestellungen, ist kaum gegeben.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, benutzen Sie die Links in der Navigationsliste nebenan.
Weitere Fundstellen unter Wichtige Links zum Thema Archivierung und Hängeregistraturen.

siehe auch:
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