mappe anlegen

Hängemappen vs. Orga-Mappen

Die Hängeschienen der Hängemappen sind hinderlich bei der Arbeit. Aber Hängemappen sind nicht gleich Hängemappen. Die Hängeregistraturen sind oft so unterschiedlich, dass sie nicht zusammen verwendet werden können. Es gibt viele verschiedene Arten, die sich hauptsächlich unterscheiden durch die Konstruktion ihrer Hängemappen. Jeder Hersteller bringt eigene Hängeregistraturen auf den Markt. Nur wenige sind mit einander kompatibel. Theoretisch können einige gemischt eingesetzt werden, aber das gibt zumindest ein unschönes Bild, wenn es nicht gänzlich unmöglich ist. Diese Vielfalt ist ein echtes Hindernis für eine durchgehende Organisation in der Registratur oder Archivierung.

Nachteile der Hängemappen

Wie schon gesagt, die fehlende Kompatibilität, errichtet in den Abteilungen und zwischen den Abteilungen nicht überbrückbare Hürden. Eine durchgehende Organisation ist nicht gegeben. Wenn z.B. eine vertikale Akte von einer Abteilung in eine Abteilung gesandt wird, die sich je nach Lieferant auf eine unterschiedliche Mappenart eingestellt hat, ist eine Mischung kaum akzeptabel.

Ein wesentlicher Nachteil ist auch, dass an jeder Akte Hängeschienen angebracht sein müssen. Bei einem vertikalen Hefter genügt eine Schiene, bei einer Mappe für Loseblattablage sind sogar zwei Schienen erforderlich. Diese Schienen werden in einem Schlauch geführt, der aus dem Mappenkarton gebildet wird. Dadurch entsteht eine zusätzliche Verdickung. Der Platzbedarf wird damit wesentlich erhöht. So kommt es oft vor, dass die Mappe mit den Schienen mehr Platzbedarf hat als der Inhalt selbst. Kaum zu glauben, aber das führte dazu, dass in Einzelfällen in der Praxis bis nahezu 90% Platz eingespart werden konnten durch Einsatz eines modernen Ablagesystems, das von diesen nachteiligen Lösungen frei ist. Die Platzersparnis erklärt sich weil es Hängemappen mit bis 10 mm dicken Hängeschienen gibt. Die Vorgänge darin aber weniger als 10 mm auftragen.

Aus diesem geht klar hervor, dass Hängemappen sich für Vorgangmappen, Kundenmappen,  Themenmappen oder Namen/Begriffs-Mappen mit relativ geringer Füllung nicht eignen; vor allem wenn man die Mehrkosten, den erhöhten Platzbedarf und die Durchgängigkeit berücksichtigt. Die Lösung kann nur in schienenlosen Einstellmappen gefunden werden, wie sie im Classei-System zur Verwendung kommen.

Platzbedarf

Die Vorteile der Ordnungsmappen

Classei Ordnungs-Mappen haben mehrere Vorteile. Sie sind dünn und dadurch sehr platzsparend, sie kosten wenig, sie sind blätterungsfähig und der wohl wichtigste Vorteil, es bedarf keinerlei mechaniken um an Dokumente zu kommen. Jede Ordnungs-Mappe wird mit einem Selbstklebereiter ausgestattet in einer Farbe, die seinem Aktenplan entspricht.
Vorteilhaft gegenüber Aktenordnern ist, dass beim Zugriff nicht der ganze kg schwere Ordner entnommen werden muss, sondern nur die einzelne Akte mit zum Arbeitsplatz genommen werden kann. Damit entfällt auch, wenn es sich z.B. um eine Kundenmappe handelt, das Suchen nach dem Kunden. Eine weitere Unterteilung nach Vorgängen, z.B. Bestellungen, ist kaum gegeben.   Ein großer Vorteil ist der Platzbedarf des Classei Ordnungs-Systems. Wie Sie anhand der nebenstehenden Grafik sehen können. Es ist auch kostengünstiger im Einkauf und bei der Handhabung. Ein schnelles Ablegen und Wiederfinden von Vorgängen ist das A und O bei diesem Ablage-, und Ordnungs-System.

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So funktioniert es

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